Thư điện tử hay còn gọi Email (Electronic Mail) là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử. Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email (hay e-mail).
Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc.
Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML.
Phần mềm thư điện tử (Email Software) là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Thông tin có thể đưa vào phần mềm thư điện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay cách phương cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (Scanner), dùng máy ghi hình số (Digital Camera) đặc biệt là các Web cam. Phần mềm thư điện tử giúp đỡ cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các (điện) thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thư điện tử là:
Nơi cung ứng phần mềm cũng như phương tiện chuyển thư điện tử gọi là nhà cung ứng dịch vụ thư điện tử (Email Sevice Provider).
Máy tính làm việc cung ứng các dịch vụ thư điện tử là MTA (Mail Transfer Agent) hay là đại lý chuyển thư. Vì đây là máy chủ nên khi không bị nhầm lẫn với các loại máy chủ khác thì người ta cũng gọi MTA là máy chủ hay rõ hơn là máy chủ thư điện tử.
Các dịch vu thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có lệ phí tuỳ theo nhu cầu và mụch đích của ngưòi dùng. Ngày nay, email thường được cung cấp kèm với các phương tiện Internet khi người tiêu dùng ký hợp đồng với các dịch vụ Internet một cách miễn phí.
Email marketing (hay tiếp thị email) là hành động gửi thông điệp thương mại, thường là cho một nhóm người, sử dụng email. Theo nghĩa rộng nhất của nó, mọi email được gửi đến một khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại có thể được coi là tiếp thị qua email. Nó thường liên quan đến việc sử dụng email để gửi quảng cáo, yêu cầu kinh doanh hoặc thu hút bán hàng hoặc quyên góp, và có nghĩa là để xây dựng lòng trung thành, niềm tin hoặc nhận thức về thương hiệu. Email tiếp thị có thể được gửi đến danh sách khách hàng tiềm năng đã mua hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng hiện tại.
Đọc thêm: Bật mí cách tối ưu Email Marketing cho web thương mại điện tử
Địa chỉ email (Email Address) là hòm thư điện tử có chức năng gửi và nhận thư. Địa chỉ email là do người dùng quyết định và sẽ không được trùng lặp với người trước đó. Địa chỉ email có cấu trúc là "tennguoidung@congty.tenmien", trong đó tennguoidung là tên bạn chọn, còn công ty và tên miền phụ thuộc vào nhà cung cấp email, ví dụ "vicogroup@vico.vn" hoặc "abc@gmail.com".
Ngày nay khi dùng các dịch vụ trực tuyến đa số đều cần dùng đến email để xác thực hay đăng ký, ví dụ như các tài khoản mạng xã hội (Facebook, Instagram, Twitter,...), các tài khoản ngân hàng, tài khoản game,... và vô số các loại tài khoản mà bạn cần truy cập vào bằng Internet. Khi sử dụng các dịch vụ trực tuyến đó sẽ cần email để đăng ký. Nếu bạn lỡ quên mật khẩu thì có thể đặt lại mật khẩu. Và mật khẩu mới sẽ được gửi về chính địa chỉ email bạn đã đăng ký. Do vậy tài khoản email rất quan trọng và cần bảo mật kỹ càng.
Tên miền có thể sử dụng để phân loại đối tượng sử dụng email. Một số tên miền phổ biến như:
- Tên miền .com là phổ biến nhất, thường được sử dụng trong doanh nghiệp. Ngoài ra còn tên miền .vn cũng được sử dụng khá phổ biến.
- Tên miền .org thường được sử dụng bởi các tổ chức phi lợi nhuận.
- Tên miền .edu thường được sử dụng trong các tổ chức giáo dục.
- Tên miền .net thường được các nhà cung cấp mạng sử dụng.
- Tên miền .gov thường chỉ dành cho các cơ quan chính phủ.
Đọc thêm:
Internet là gì? Lợi ích của Internet?
Tìm hiểu về Internet of things
Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, thư điện tử Email là một giải pháp vô cùng tuyệt vời so với thư thường. Chỉ cần vài cú click chuột, thông tin bạn muốn gửi cho đối tác, bạn bè,... sẽ được chuyển đi khắp thế giới mà không cần chờ đợi hay mất chi phí gì. Sự linh hoạt của email cũng giúp công việc trôi chảy hơn khi bạn có thể gửi email cho từng nhóm đối tượng trong công việc để thông báo, trao đổi thông tin cụ thể và nhanh chóng. Bạn có thể sử dụng email ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào chỉ cần có kết nối mạng. Do đó tính linh hoạt rất cao và có thể phục vụ người dùng ở mọi lúc mọi nơi.
Hiện nay nhược điểm lớn nhất của email chính là thư rác, thư quảng cáo spam. Mặc dù các nhà sản xuất đang cố gắng chặn những loại thư rác nhưng chắc chắn không thể chặn tuyệt đối. Tệ hơn nữa là những email lừa đảo, thông báo trúng thưởng giả để đánh cắp thông tin, lây lan mã độc thông qua việc bạn nhấn vào đường dẫn.
Với email, bạn có thể gửi - nhận thư chỉ trong vài phút tùy theo điều kiện kết nối mạng. Email là giải pháp vô cùng tuyệt vời đối với con người, giúp rút ngắn khoảng cách các mối quan hệ cũng như kết nối con người trên toàn thế giới với nhau, tạo ra luồng giao tiếp không bao giờ đứt quãng.
Quy trình phổ biến khi gửi thư sẽ là: người gửi đến bưu điện - từ bưu điện gửi đến nơi tập kết thư/vật phẩm - gửi đến bưu điện của người nhận - bưu tá đi đưa thư đến nhà người nhận. Chưa kể có những nơi quá xa xôi, dịch vụ bưu điện có thể gặp khó khăn khi tiếp cận. Nhưng với email, bạn chỉ cần có thiết bị kết nối mạng Internet là đã có thể sử dụng được, rất linh hoạt và chủ động. Bạn cũng không lo sợ trường hợp bị lạc thư, mất thư, hỏng thư trong quá trình vận chuyển.
Khi dùng thư thông thường, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian cho việc viết từng chữ, trang trí, chi phí mua phong bì, tem thư, chi phí gửi. Còn đối với email, chỉ cần vài cú click chuột, email của bạn sẽ được gửi cho người mà bạn muốn, từ một đến rất nhiều người, và cũng được đến ngay người nhận dù họ ở cách bạn nửa vòng trái đất.
Ngoài ra, có nhiều nhãn hàng hay dịch vụ hiện nay đều sử dụng email marketing. Email marketing sẽ được gửi đến người dùng đã đăng ký hay quan tâm về sản phẩm khi có bất cứ một chiến dịch marketing nào mới, hoặc chỉ đơn giản là email nhắc nhở, chăm sóc khách hàng. Từ những chiếc email marketing như vậy cũng đã mang lại lượng khách hàng khá lớn cho các doanh nghiệp. Có một số phần mềm gửi email marketing và automation (Bizfly Email, GetResponse,...) còn có các mẫu email sẵn cho bạn lựa chọn. Tất cả những gì bạn cần là gõ nhanh nội dung, kéo thả hình ảnh/clip mình thích để tạo ra một bức thư thú vị.
Mặc dù với thư tay thông thường bạn sẽ không bị giới hạn thông tin, nhưng sẽ khá tốn thời gian và công sức để có thể truyền đạt những gì bạn muốn qua thư tay. Thay vào đó, email có thể giải quyết toàn bộ những vấn đề đó. Bạn có thể gửi nhiều nội dung đa dạng như chữ, hình ảnh, clip, file âm thanh,...chỉ trong một lần gửi. Bạn cũng có thể gửi kèm nhiều tệp file như Word, Excel, Power Point, PDF chỉ với vài cú click chuột. Hoặc nếu tệp tài liệu đó quá lớn, bạn có thể nén lại thành file zip (file nén) để gửi cho mọi người.
Bất cứ ai có tài khoản thư điện tử đều sẽ sở hữu mật khẩu cho riêng mình. Sử dụng những ứng dụng như gmail, hotmail,.... có tính bảo mật cao, được bảo vệ 2 lớp của nhà cung cấp. Chỉ cần bạn truy cập email thông qua các phần mềm lưu trữ email như Microsoft Outlook. Việc này đảm bảo hòm email của bạn luôn được bảo vệ, phục vụ cho các mục đích công việc, bí mật cá nhân. Dung lượng lưu trữ của mỗi tài khoản email cũng rất lớn, bạn có thể sử dụng nhiều năm liền mà không sợ đầy. Ngay cả khi bạn muốn "tiêu hủy" nội dung nào đó cũng dễ dàng hơn hẳn lưu trữ thông tin trên giấy tờ.
Bên cạnh đó, nhiều người sử dụng email theo tên miền khi làm việc, chăm sóc khách hàng hay sử dụng chữ ký email còn giúp cá nhân hóa. Những cách đơn giản như vậy cũng là cách để tăng tính thương hiệu để giúp tiếp cận với khách hàng.
Nếu như bạn chưa có email, muốn có một địa chỉ email để phục vụ học tập, công việc, cung cấp thông tin thì có thể tạo một địa chỉ email rất dễ dàng. Bạn nên chọn Gmail, dịch vụ cung cấp email đến từ Google, miễn phí và phổ biến nhất hiện nay.
Bước 1: Đầu tiên bạn vào gmail.com, sau đó chọn Tạo tài khoản, ở đây có thể chọn tạo tài khoản cho bản thân tôi, cho con tôi và để quản lý doanh nghiệp của tôi. Nếu là với mục đích cá nhân, bạn chọn Cho bản thân tôi -> Tiếp theo.
Bước 2: Tiếp đến bạn nhập các thông tin cần thiết như Họ, Tên, địa chỉ email, nhập mật khẩu 2 lần. Lưu ý mật khẩu phải là thông tin mà chỉ có bạn biết và không để người khác đoán ra, đồng thời bạn cũng cần ghi nhớ mật khẩu này để đăng nhập. -> Tiếp theo.
Bước 3: Tiếp đến bạn sẽ đến với các thông tin như số điện thoại và địa chỉ email khôi phục. Đây là những thông tin để bạn có thể lấy lại mật khẩu hoặc địa chỉ email sau này nếu bị quên mật khẩu. Nếu không muốn bạn có thể bỏ qua bước này. Ngoài ra bạn còn cần điền ngày tháng năm sinh và giới tính. -> Tiếp theo.
Bước 4: Cuối cùng là điều khoản của Google, bạn chỉ cần chọn Tôi đồng ý và chờ đợi. Như vậy địa chỉ email của bạn đã được tạo xong và ngay lập tức bạn đã ở giao diện Hộp thư gmail. Kể từ bây giờ bạn có thể đăng nhập bằng thông tin địa chỉ email và mật khẩu đã nhập ở Bước 2.
Mail server là nơi để có thể nhận và gửi hay lưu trữ email. Ta cần một nơi đóng vai trò làm nơi lưu trữ, gửi và nhận email. Ngoài ra mail server sẽ là nơi để quản lý các tài khoản email thuộc mail server đó.
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Tiếng Việt là một giao thức để truyền tải thư đơn giản. Giao thức này sử dụng cổng 25. Giao thức này được sử dụng chủ yếu ở các chương trình gửi nhận email (Mail client) được cài trên máy tính hay điện thoại, máy tính bảng.
Một số chương trình phổ biến gồm Thunder bird, Outlook... SMTP ở mail client được dùng để gửi email đi.
CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy), công dụng của mục CC và BCC trong email tương tự nhau, đều dùng để gửi cho nhiều người cùng lúc. Nhưng BBC hơn CC ở chổ là người gửi nếu chọn gửi bằng CC thì người nhận họ sẽ biết người gửi đã gửi mail đến những địa chỉ email nào nữa. Còn ở BCC thì người nhận sẽ chỉ thấy mỗi mình là người nhận thư. Việc này được áp dụng trong thực tế như khi các doanh nghiệp gửi email marketing thường sử dụng dạng gửi BCC để cho khách hàng có tâm lý tin tưởng là dịch vụ đó quan tâm đến mình và gửi cho một mình mình, nhưng thật ra họ gửi 1 lúc rất nhiều người.
Push mail là chế độ cập nhật email gần như tức thì. Đây là một dạng khi mail server mới. Nó sẽ lập tức gửi một bản sao đến máy của bạn. Push mail khác với Pull mail, vì Pull mail chỉ hoạt động khi bạn truy cập vào ứng dụng nó mới đi cập nhật email.
Alternate email là là mail dự phòng, mail phụ thay thế được sử dụng trong trường hợp bạn quên mật khẩu thì sẽ gửi mail vào đây để bạn tìm lại mật khẩu.
POP3, IMAP đây là 2 giao thức để nhận email về máy qua mail client. Điểm khác nhau chính là POP3 sẽ tải email về máy tính, điện thoại, thiết bị bạn cài đặt POP3.
Còn IMAP sẽ ánh xạ (nói nôm na là hiển thị y chang như hộp mail của bạn trang web) về máy bạn. Mọi thứ làm máy bạn sẽ ảnh hưởng hộp thư của bạn. Còn POP3 thì không bị ảnh hưởng.
Junk mail, Bulk mail, Spam mail 3 từ này nói chung là để phân loại các thư rác. Các thư rác là những thư nhầm mục đích quảng cáo hay lừa đảo được gửi hàng loạt và bị đưa vào đây. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp bị nhận nhầm và đưa vào đây nên bạn sẽ có thể bị "miss" mất những thư quan trọng. Do vậy, bạn nên để ý cả ở hòm thư rác để tránh gián đoạn công việc.
Ví dụ:
Nguyễn dùng MUA (thư trên máy) của mình để soạn một lá thư có địa chỉ người nhận là Trần với địa chỉ là Tran@b.org. Nguyễn nhấn nút Send và phần mềm thư điện tử của Nguyễn áp dụng SMPT để gửi mẫu thông tin (lá thư) đến MTA, hay máy chủ thư điện tử, của Nguyễn. Trong thí dụ thì máy chủ này là smtp.a.org được cung cấp từ dịch vụ Internet của Nguyễn.
MTA này sẽ đọc địa chỉ chỗ nhận (tran@b.org) và dựa vào phần tên miền nó sẽ tìm hỏi địa chỉ của tên miền này, nơi có máy chủ sẽ nhận email gửi đến, qua Hệ thống Tên miền.
Máy chủ DNS của b.org là ns.b.org sẽ trả lời về một bản ghi trao đổi thư từ, đây là bảng ghi chỉ ra cách thức làm thế nào định tuyến cho email này. Trong thí dụ thì mx.b.org là máy chủ từ dịch vụ cung ứng Internet của Trần.
smtp.a.org gửi mẫu thông tin tới mx.b.org dùng giao thức SMTP, điều này sẽ phân phối lá thư đến hộp thư của Trần.
Khi đọc Trần ra lệnh nhận thư trên máy (MUA) của Trần, điều này tạo ra việc lấy về mẫu thông tin bằng cách áp dụng giao thức POP3.
Trong trường hợp Nguyễn không có MUA mà chỉ dùng Webmail chẳng hạn thì bước 1 sẽ không xảy ra tức là MTA của Nguyễn sẽ làm việc trực tiếp. Tưong tự cho trường hợp Trần không có MUA riêng.
Trước đây, nếu một MTA không thể gửi tới đích thì nó có thể ít nhất ngừng lại ở chỗ gần với chỗ nhận. Sự ngừng này sẽ tạo cơ hội để máy đích có thể nhận về các mẫu thông tin trong thời gian trễ hơn. Nhiều MTA sẽ chấp nhận tất cả mẫu thông tin từ người gửi bất kì và tìm mọi cách để phân nó về đến máy đích. Những MTA như vậy gọi là những ngưng đọng thư mở (open mail relays). Điều này khá cần thiết vì sự chất lượng liên lạc của hệ thống Internet lúc đó còn yếu.
Ngày nay, do việc lợi dụng trên cơ chế hoạt động của hệ thống thư điện tử nhiều người đã gửi ra các loại thư vô bổ. Như là hậu quả, rất ít MTA ngày nay còn chấp nhận các ngưng đọng thư mở. Bởi vì các thư như vậy rất có thể là các loại thư nhũng lạm.
Trên đây là một số kiến thức về email mà VICO đã tổng hợp gửi đến bạn. Hãy đọc để có thể hiểu thêm về email và các khái niệm xung quanh nhé.
Đọc thêm:
Thiết kế web chuẩn SEO là gì? 12 tiêu chí của website chuẩn SEO
