MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí: Nhân viên hành chính văn phòng và chăm sóc khách hàng.
Số lượng: 2
Nơi làm việc: Số 53-A22 Khu đô thị Geleximco, An Khánh, Phường Tây Mỗ, Hà Nội
Thời gian làm việc: Giờ hành chính (Sáng 8h00 - 12h00 / Chiều: 13h30 - 17h30); Mỗi tháng làm 24 ngày công.
I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
Đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng được tổ chức khoa học, chuyên nghiệp; đồng thời duy trì chất lượng chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng các sản phẩm và dịch vụ công nghệ của VICO. Vị trí này đóng vai trò kết nối giữa khách hàng, bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật và Ban Giám đốc, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Công tác chăm sóc khách hàng (40%)
- Tiếp nhận cuộc gọi, email, tin nhắn và các yêu cầu từ khách hàng.
- Hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc cơ bản liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của VICO.
- Chăm sóc khách hàng hiện hữu, duy trì liên hệ và ghi nhận mức độ hài lòng.
- Theo dõi thời hạn sử dụng các dịch vụ như website, tên miền, hosting và các dịch vụ liên quan để thông báo, nhắc gia hạn theo quy trình.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh, kỹ thuật để tiếp nhận, chuyển giao và theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu của khách hàng.
- Cập nhật thông tin, lịch sử tương tác và tình trạng xử lý trên hệ thống CRM.
- Tổng hợp ý kiến phản hồi, kiến nghị của khách hàng để báo cáo quản lý.
2. Công tác hành chính văn phòng (30%)
- Soạn thảo, trình ký, quản lý và lưu trữ hợp đồng, công văn, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu của công ty.
- Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao văn bản, thư từ, hồ sơ đến các bộ phận liên quan.
- Quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng dịch vụ và các tài liệu hành chính theo quy định.
- Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ công tác tiếp khách và các hoạt động nội bộ.
- Theo dõi văn phòng phẩm, trang thiết bị và các nhu cầu hành chính phục vụ hoạt động văn phòng.
- Đảm bảo khu vực làm việc, tiếp khách được duy trì gọn gàng, chuyên nghiệp.
3. Quản lý hợp đồng và hỗ trợ kinh doanh (20%)
- Hỗ trợ lập báo giá, hợp đồng, phụ lục hợp đồng theo mẫu và hướng dẫn của bộ phận kinh doanh.
- Theo dõi tiến độ ký kết, bàn giao và lưu trữ hợp đồng khách hàng.
- Cập nhật thông tin hợp đồng, thời hạn dịch vụ, tình trạng thanh toán trên hệ thống quản lý.
- Phối hợp với kế toán và kinh doanh để nhắc thanh toán, gia hạn dịch vụ theo phân công.
- Hỗ trợ tổng hợp dữ liệu khách hàng, báo cáo kinh doanh và các tài liệu liên quan.
- Đảm bảo thông tin khách hàng được cập nhật chính xác, đầy đủ và bảo mật.
4. Báo cáo và công việc phối hợp (10%)
- Lập báo cáo công việc định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Tổng hợp số lượng khách hàng đã chăm sóc, yêu cầu tiếp nhận và kết quả xử lý.
- Tham gia các cuộc họp, chương trình đào tạo và hoạt động nội bộ của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ phù hợp khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.
III. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
1. Trình độ và kinh nghiệm
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học; ưu tiên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hành chính văn phòng hoặc chăm sóc khách hàng.
- Có hiểu biết cơ bản về website, tên miền, hosting, thương mại điện tử hoặc dịch vụ công nghệ là một lợi thế.
- Có khả năng sử dụng các công cụ quản lý công việc và hệ thống CRM; chưa biết sẽ được hướng dẫn, đào tạo.
2. Kỹ năng
- Giao tiếp tốt, giọng nói rõ ràng, lịch sự.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel, Google Docs, Google Sheets và các công cụ Internet.
- Có khả năng soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ và sắp xếp công việc khoa học.
- Có kỹ năng phối hợp giữa các phòng ban và xử lý tình huống trong phạm vi công việc.
- Có khả năng quản lý thời gian và thực hiện nhiều đầu việc theo mức độ ưu tiên.
3. Thái độ và phẩm chất
- Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm.
- Chủ động, tích cực học hỏi và tiếp thu kiến thức mới.
- Kiên nhẫn, tận tâm trong giao tiếp và chăm sóc khách hàng.
- Tôn trọng đồng nghiệp, có tinh thần hợp tác.
- Có ý thức bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu doanh nghiệp.
IV. QUYỀN LỢI
- Thu nhập và chế độ đãi ngộ theo thỏa thuận, năng lực và chính sách công ty.
- Được trang bị công cụ làm việc phù hợp.
- Tham gia BHXH, BHYT và các chế độ theo quy định pháp luật.
- Được đào tạo về sản phẩm, dịch vụ công nghệ, kỹ năng chăm sóc khách hàng và hệ thống quản lý.
- Làm việc trong môi trường công nghệ chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển năng lực và nghề nghiệp.
- Tham gia các hoạt động nội bộ, đào tạo và chương trình gắn kết nhân sự.
VICO tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng và chăm sóc khách hàng
V. HỒ SƠ YÊU CẦU
- Bản CV có ảnh
- Bản scan bằng cấp, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ khác.
- Hồ sơ ứng tuyển gửi về email của Công ty CP Tập đoàn Công nghệ VICO: info@vicogroup.vn
- Liên hệ trực tiếp (Mobile/zalo): 0984477700
- Hạn nộp hồ sơ: 30/11/2026
Chúng tôi sẽ liên lạc với các ứng viên có CV đạt yêu cầu qua email và điện thoại.
VICO Group
