Vicogroup

Trợ lý ảo agency: 7 tips hướng dẫn sử dụng đơn giản

Chia sẻ bài viết:
Trong tương lai, các agency và hãng công nghệ chạy đua với nhau để chứng minh sự tồn tại của trợ lý ảo. Ngay lúc này, bạn đang nghĩ việc thuê trợ lý ảo agency của mình? Tuy nhiên, hiện giờ bạn chưa biết sử dụng trợ lý ảo bắt đầu từ đâu. Dưới đây là những thứ bạn cần biết và 7 mẹo để làm việc với chúng một cách hiệu quả.

Trợ lý ảo SEO agency

Trợ lý ảo SEO agency

Tổng quan chung về trợ lý ảo agency

Hầu hết các chủ sở hữu agency đã thử sử dụng trợ lý ảo (virtual assistant) ít nhất một lần và nhiều người trong số họ đã có trải nghiệm tồi tệ.

Có thể bạn đã cố gắng nhưng không tìm được người phù hợp, không thể khiến họ thực hiện công việc theo cách bạn muốn hoặc không thể đo lường hiệu quả hiệu suất của họ.

Đơn giản, bởi vì bạn chưa tìm được trợ lý ảo agency phù hợp. Nhưng nếu bạn làm đúng phần này, bạn có thể làm cho agency của mình hoạt động hiệu quả hơn và có lợi nhuận theo cấp số nhân.

Làm việc với các trợ lý ảo agency

Làm việc với các trợ lý ảo agency

Nhưng trước khi chúng ta đi sâu vào vấn đề đó, chúng ta cần làm rõ một số vấn đề.
Lầm tưởng đầu tiên là trợ lý ảo agency chỉ hữu ích cho các tác vụ rất đơn giản, ít tốn kém.

Thực tế, bạn có thể tìm thấy các virtual assistant để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào miễn là bạn sàng lọc đúng cách và nếu cần, hãy đào tạo chúng.

Ngoài ra, chúng có thể thường xuyên xử lý các tác vụ phức tạp như:

  • Kế toán.
  • Trả lời email dịch vụ khách hàng.
  • Biên dịch và phân tích dữ liệu.
  • Điều chính yếu là tìm và đào tạo đúng người.

Một lầm tưởng khác là trợ lý ảo có kỹ năng giao tiếp kém.

Mặc dù đúng là phần lớn virtual assistant (VA) sống ở các nước đang phát triển, nhưng nhiều người trong số họ có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.

Trên thực tế, một số người thậm chí còn thông thạo tiếng Anh hơn rất nhiều người sinh ra ở Mỹ.

Tuy nhiên, có một điều đặc biệt nguy hiểm là tất cả các trợ lý ảo đều giống nhau.

Có thể trước đây, bạn từng có trải nghiệm không tốt khi sử dụng trợ lý ảo agency cho công ty bạn, nhưng điều đó không có nghĩa các virtual assistant (VA) là tệ hại

Hơn nữa, muốn làm việc hòa hợp với các trợ lý ảo, bạn cần tìm cách tiếp cận phù hợp. Cho nên, đó chính xác là những gì chúng ta sẽ đề cập trong bài viết này ngày hôm nay.

Bạn có thể sử dụng 7 bước sau đây để sử dụng hiệu quả VA trong agency của mình nhằm đạt được năng suất và lợi nhuận cao hơn.

7 tips sử dụng trợ lý ảo agency hiệu quả

1. Xác định nhu cầu của bạn

Đầu tiên, bạn cần xác định những gì bạn cần làm. Cụ thể là bạn thực hiện một cuộc kiểm tra hoặc thực hiện chiến dịch content và backlink toàn diện

Một khi bạn biết những gì cần phải thực hiện ở cấp độ cao, bạn có thể bắt đầu chia nhỏ các thành phần riêng lẻ của mục tiêu đó.

Ví dụ: nếu thực hiện một chiến dịch xây dựng liên kết, bạn cần phải:

  • Tiến hành kiểm tra backlink cho trang web của khách hàng của chúng tôi.
  • Tiến hành kiểm tra backlink của các đối thủ cạnh tranh của họ.
  • Nghiên cứu để xác định các cơ hội xây dựng liên kết mới.
  • Phát triển các chiến lược để có được các liên kết mới.
  • Phát triển các kịch bản tiếp cận cộng đồng.
  • Xem xét tất cả dữ liệu sơ bộ với khách hàng.
  • Triển khai các bộ công cụ để tiếp cận và theo dõi.
  • Tiến hành tiếp cận và theo dõi để có được các liên kết này.
  • Theo dõi và phân tích việc thực hiện các nỗ lực của chúng tôi.
  • Xem xét dữ liệu hiệu suất khách hàng.

Điều quan trọng cần nhớ là không nên chú trọng quá nhiều vào những yếu tố này.

Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình ở cấp độ cao, bạn có thể xác định phạm vi dự án của mình để biết cách bắt đầu từ đâu.

2. Xác định phạm vi dự án

Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ bắt đầu phân tích mọi thứ chi tiết hơn và xác định ai sẽ làm gì.

Phạm vi dự án yêu cầu chúng ta xác định các nhiệm vụ riêng lẻ.

Ví dụ: thay vì chỉ xem xây dựng liên kết như một khái niệm rộng, chúng ta sẽ bắt đầu chia nhỏ điều đó thành các nhiệm vụ phụ cấp cao hơn.

Một số nhiệm vụ phụ có thể bao gồm:

  • Tổng hợp danh sách chủ sở hữu trang web, cộng tác viên và nhà báo để quảng cáo chiêu hàng.
  • Thiết lập, cấu hình bộ công cụ của bạn để tiếp cận và theo dõi.
  • Thiết lập dữ liệu / công cụ theo dõi, chẳng hạn như SEMrush, Google Search Console, Google Tag Manager.
  • Cài đặt Google Alerts để bắt các tham chiếu không được liên kết.
  • Viết kịch bản tiếp cận của bạn.
  • Thực hiện tiếp cận cộng đồng.
  • Sửa đổi danh sách chủ sở hữu trang web, cộng tác viên và nhà báo khi chiến dịch của bạn tiến triển.
  • Xây dựng local citations.
  • Tổng hợp dữ liệu về các liên kết kiếm được.
  • Theo dõi tác động (từ góc độ xếp hạng hoặc lưu lượng truy cập) của các hiệu quả xây dựng liên kết của bạn.

Chúng tôi cũng sẽ đánh giá những nhiệm vụ nào ở đây có thể được giao cho trợ lý ảo so với những nhiệm vụ yêu cầu kiến ​​thức chuyên môn không thể truyền đạt trong một quy trình được lập thành văn bản và bạn hoặc người khác trong nhóm nội bộ phải xử lý.

“Lập danh sách các nhiệm vụ khách hàng lặp đi lặp lại mà bạn không muốn thực hiện”, theo Dennis Yu, người sáng lập BlitzMetrics, người lên tiếng đề xuất việc sử dụng virtual assistant (VA) để mở rộng quy mô agency. “Tìm ra những nhiệm vụ đó có giá trị gì mỗi giờ và tìm cách thuê ngoài với 1/3 mức giá đó.”

Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng với việc sàng lọc và cấu trúc phù hợp, bạn có thể hỗ trợ nhiều hơn nữa cho nhóm trợ lý ảo của mình.

Hãy nhớ rằng ở giai đoạn này, hầu hết các chủ sở hữu agency đều tin tưởng một cách sai lầm rằng hầu hết hoặc thậm chí tất cả các nhiệm vụ của họ rất phức tạp hoặc chuyên biệt mà chỉ họ mới có thể xử lý chúng.

Đồng thời, lưu ý không đi quá xa theo hướng khác bằng cách cho trợ lý ảo quá nhiều task cùng một lúc.

Điều quan trọng là bắt đầu từ những việc nhỏ và giao mọi việc cho trợ lý ảo agency một cách từ từ thay vì đổ mọi thứ vào lòng họ cùng một lúc.

3. Ghi lại quy trình thực hiện

Có một quy trình được ghi chép rõ ràng là phần quan trọng nhất khi làm việc với trợ lý ảo agency.

Trên thực tế, điều này cũng rất quan trọng đối với nhóm nội bộ của bạn. Bởi vì nó đưa quá trình ra khỏi đầu bạn và đưa nó vào một nguồn tập trung mà mọi người có thể truy cập và theo dõi.

Điều này đảm bảo kết quả nhất quán do toàn bộ nhóm của bạn có thể thực hiện theo các bước giống nhau mọi lúc, loại bỏ mọi dự đoán hoặc diễn giải cá nhân.

Ngoài ra, còn do không phải mất thời gian suy nghĩ kỹ càng phải làm gì hoặc làm như thế nào. Các trợ lý ảo có thể thoải mái làm việc năng suất hơn và đầu óc được giải phóng để tập trung vào những suy nghĩ chiến lược quan trọng hơn.

Đây là một lợi ích thực sự quan trọng bởi vì khi bạn không bị sa lầy vào những chi tiết vụn vặt, bạn sẽ trở thành người giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.

Tốt nhất, quy trình của bạn nên được ghi lại ở một vị trí mà tất cả các thành viên trong nhóm hiện hành, cả trợ lý nội bộ và trợ lý ảo đều có quyền truy cập.

Các cloud file cho việc này hoàn hảo do bạn không phải lo lắng về version của nó và tất cả các bản cập nhật đều được phản ánh ngay lập tức cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.

Trong hệ thống quản lý dự án, bạn có thể tạo các mẫu cho một số loại dự án nhất định, với tất cả các nhiệm vụ và hướng dẫn liên quan đã có sẵn.

Bạn có thể chỉ cần ghi lại quy trình của mình trong tài liệu Google hoặc Word.

Hoặc bạn có thể phát triển một biểu đồ chi tiết bằng cách sử dụng một công cụ như Diagram.net để vạch ra rõ ràng tất cả các con đường có thể từ đầu đến cuối.

Hầu hết, các agency sẽ sử dụng kết hợp các cách tiếp cận này và có thể cả các công cụ khác.

Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn.

4. Tìm kiếm nguồn trợ lý ảo

Đây là một thành phần quan trọng vì ngay cả khi bạn đã có mọi thứ khác, việc làm sai ở đây có thể làm chệch hướng hiệu quả tìm kiếm của bạn.

Chúng tôi sẽ chia điều này thành hai thành phần ở đâu và làm cách nào để tìm trợ lý ảo agency.

4.1 Nguồn trợ lý ảo agency tìm ở đâu?

Bước đầu tiên của bạn là xác định xem bạn muốn VA ở Mỹ hay bạn cảm thấy thoải mái với virtual assistant (VA) ở nước ngoài.

Cả hai đều có thể có hiệu quả như nhau, nhưng có những ưu và khuyết điểm trong mỗi trường hợp.

Các virtual assistant (VA) có trụ sở tại Mỹ sẽ ở cùng (hoặc gần giống) múi giờ với bạn và khách hàng của bạn. Do đó, thông tin liên lạc nhìn chung sẽ dễ dàng hơn nhưng cũng sẽ đắt hơn.

Mặt khác, vì các VA ở nước ngoài thường có múi giờ trước hoặc sau vài giờ, nên việc giao tiếp đôi khi khó khăn.

Điều này đôi khi có thể làm chậm các dự án nếu thông tin quan trọng cần được trao đổi qua lại giữa các tin nhắn vài giờ hoặc hơn.

Nhưng bạn có thể tiết kiệm chi phí đáng kể bằng cách sử dụng trợ lý ảo agency ở nước ngoài.

Hơn nữa, bạn cần phải đánh giá cẩn thận tình huống và quy trình làm việc của mình để xác định cái nào phù hợp.

4.2 Cách tìm nguồn trợ lý ảo agency

Có nhiều cách bạn có thể tạo nguồn trợ lý ảo của mình:

  • Bảng công việc chung và VA cụ thể.
  • Các trang web Gig (những sản phẩm hay dịch vụ trên Fiverr)
  • Thông qua phương tiện truyền thông xã hội và các liên hệ khác.
  • Thông qua các agency trợ lý ảo.

Như với phần trước, có những ưu và nhược điểm đối với mỗi cách tiếp cận.

Nói chung, chúng tôi gộp các bảng công việc và các trang web hợp đồng thành những ưu và nhược điểm chung mặc dù có một số khác biệt nhỏ.

Các nền tảng này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào rất nhiều trợ lý ảo tiềm năng trong một lần. Tuy nhiên, nhược điểm là sẽ có rất nhiều hồ sơ/ ứng viên phải sắp xếp.

Rất tiếc, thường không có sự sàng lọc nào để đảm bảo bạn nhận được những ứng viên đủ điều kiện với các kỹ năng và trình độ phù hợp.

Vì vậy, bạn phải tự mình phỏng vấn tất cả để tìm ra những ứng viên phù hợp.

Điều đó, có thể tốn rất nhiều thời gian và nếu các ứng viên trả lời hoàn toàn trung thực.

Xét về mặt tích cực, bạn có thể tìm thấy một vài người nổi tiếng và tiết kiệm cho mình một số tiền trong quá trình này.

Điều đó thường đòi hỏi một chút may mắn và rất nhiều thời gian, nỗ lực.

Nếu bạn có ngân sách eo hẹp, đây có thể là một lựa chọn tốt cho bạn.

Bên cạnh đó, tìm kiếm trợ lý ảo thông qua phương tiện truyền thông xã hội và các địa chỉ liên hệ khác có thể hiệu quả. Vì họ đã được sàng lọc trước bởi những người khác mà bạn biết đã làm việc với họ.

Tuy nhiên, mọi người thường không có khả năng giới thiệu một trợ lý ảo tuyệt vời cho người khác vì họ muốn giữ chúng như một nguồn lực cho công ty của riêng họ.

Một ngoại lệ cho điều này là khi một agency có thể không cần hoặc không thể giữ lại VA đó nữa.

Ngoài ra, còn do những trợ lý ảo này đã có thành tích vững chắc và hiện đang làm việc cho một hoặc nhiều agency, chúng thường sẽ có giá cao hơn.

Bên cạnh đó, tùy chọn cuối cùng là làm việc với một agency trợ lý ảo. Đây sẽ luôn là tùy chọn đắt tiền nhất, nhưng nó cũng đi kèm với một số lợi thế.

Đầu tiên là mọi VA đều đã được sàng lọc trước. Vì vậy, bạn biết chính xác loại nhiệm vụ nào chúng sẽ vượt trội và có thể đặt chúng cho phù hợp.

Khi nói đến việc tìm nguồn cung cấp trợ lý ảo, bạn phải đánh giá nhu cầu (hiện tại và tương lai), thời gian và ngân sách để đưa ra quyết định đúng đắn.

5. Giao tiếp trong suốt dự án

Kinh doanh hiện đại rất phức tạp và di chuyển nhanh chóng. Vì vậy, giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của các dự án của bạn.

Bạn cần thông báo rõ ràng các kỳ vọng với trợ lý ảo agency của mình khi bắt đầu dự án.

Bạn cũng phải đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang trong suốt dự án để tối đa hóa năng suất, hiệu quả và hiệu suất trong suốt dự án.

Cuối cùng, bạn phải thông báo những nơi về hiệu suất và kỳ vọng không trùng nhau trong suốt dự án.

Điều quan trọng là thông tin liên lạc phù hợp với quy trình làm việc của bạn.

Bạn đã biết gửi tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn trực tiếp trên Skype rất dễ dàng. Tuy nhiên, làm cách nào để chúng ta theo dõi hiệu quả cuộc liên lạc đó sau này?

Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng tất cả thông tin liên lạc đều diễn ra thông qua một hệ thống đảm bảo không có gì lọt qua các lỗ hổng và bạn có thể xem lại sau nếu cần.

Hệ thống quản lý dự án như Teamwork hoặc Monday có thể là một cách hiệu quả để làm điều này, kết hợp với email truyền thống.

Đối với giao tiếp qua email, bạn có thể thấy hữu ích khi thêm các công cụ của bên thứ ba như Boomerang giúp bạn cập nhật email mà không làm tắc nghẽn hộp thư đến.

Giao tiếp liên tục trong suốt dự án giúp mọi người đi đúng hướng và tránh những bất ngờ không mong muốn.

6. Đo lường hiệu suất

Xác định KPI hiệu quả, hoặc các chỉ số Hiệu suất chính, là một phần quan trọng để tối đa hóa hiệu suất.

KPI chỉ đơn giản là một cách đo lường kết quả của công việc mà bạn và nhóm của bạn đang làm.

Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe nói về KPI, bạn xử lý chúng hàng ngày từ góc độ SEO.

Ví dụ: DA và PA là KPI mà bạn có thể rất quen thuộc. Chúng là 2 số liệu được Moz tạo ra để mô phỏng xếp hạng trang của Google bằng cách đo lường tác động của các liên kết trỏ đến website của bạn.

Số lượng khách truy cập hàng ngày là một KPI khác mà các chuyên gia SEO xem xét, cũng như vị trí xếp hạng.

Nhưng không phải tất cả KPI đều rõ ràng. Hơn nữa, một số không hiệu quả trong những bối cảnh nhất định.

Số lượng từ là một ví dụ về KPI không tốt khi chúng ta đang nói về việc đo lường hiệu suất marketing.

Chắc chắn, chúng ta thường cần đặt số lượng từ cụ thể nếu chúng ta giao nhiệm vụ viết một bài báo. Liệu số lượng từ mà ai đó viết có xác định thành công hay thất bại không?

Hầu hết các chuyên gia SEO có kinh nghiệm đều trả lời là không. Bởi vì lượng từ không bằng lưu lượng truy cập hoặc quan trọng hơn là khách hàng.

Tuy nhiên, ở mặt sau (nơi diễn ra tất cả công việc), chúng ta cần phải đo lường những thứ không trực tiếp xác định thành công hay thất bại từ góc độ marketing mà là từ góc độ năng suất.

Hơn nữa, số từ có thể là một ví dụ về KPI hữu ích từ góc độ đó.
Phần khó khăn là xác định cách tốt nhất để đo lường công việc được hoàn thành bởi trợ lý ảo của bạn để từ đó có thể cải thiện hoạt động của doanh nghiệp mà không cần thúc đẩy nhóm của chúng tôi lãng phí thời gian của VA theo những cách đáp ứng KPI

Những gì bạn cần làm ở đây là tìm ra chính xác những gì bạn cần làm để khách hàng của bạn thành công. Sau đó, thiết kế ngược một bộ KPI trong suốt quá trình của bạn để mang lại kết quả đó.

7. Mở rộng quy mô

Đây là một trong những bước quan trọng trong việc sử dụng trợ lý ảo agency.

Điều quan trọng là trước khi cố gắng mở rộng quy mô, trước tiên bạn phải đảm bảo rằng bạn đã có sẵn tất cả các yếu tố trước đây. Tuy nhiên, khi mọi thứ đã sẵn sàng, bạn có thể thêm trợ lý ảo mới trước các khách hàng mới một chút.

Bằng cách đó, bạn có cơ hội để chúng được tích hợp vào quy trình và quy trình làm việc của bạn để chúng không thể hoạt động trước khi bạn đạt được công suất.

Ở giai đoạn này, điều quan trọng là phải chú ý hơn đến cả KPI mà bạn đang đo lường VA của mình và hiệu suất các nỗ lực của bạn từ góc độ marketing / doanh thu.

Điều này do khi bạn mở rộng quy mô, một số quy trình của bạn sẽ bị hỏng và bạn cần phải sẵn sàng để thích ứng quy trình của mình với môi trường mới.

Bạn cũng sẽ cần đào tạo lại các thành viên trong nhóm nội bộ và trợ lý ảo của mình, việc này sẽ mất một khoảng thời gian.

Xác định các vấn đề và thích ứng với chúng sớm hơn trong quá trình giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của chúng.

Tốt nhất nên xem tất cả những thứ này như một sinh vật sống, thở vì đó chính xác là những gì nó là.

Khi mở rộng quy mô agency của mình, bạn đang cố gắng giữ cân bằng giữa:

  • Nhiều khách hàng.
  • Đối thủ cạnh tranh của họ.
  • Các thành viên trong nhóm.
  • Trợ lý ảo.
  • Các quy trình.
  • Công cụ.
  • Các công cụ tìm kiếm.
  • Công nghệ.
  • Đối thủ cạnh tranh của chính bạn.

Nói cách khác, bạn đang tung hứng rất nhiều và đó chính xác là lý do tại sao bạn cần một nhóm hỗ trợ bạn.

Nếu quý khách đang có nhu cầu hoặc tìm hiểu về dịch vụ thiết kế website chuẩn SEO hay cần một website để giới thiệu hoặc bán hàng, Vicogroup tự tin có 14+ năm kinh nghiệm đủ khả năng tư vấn và đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách.

Vui lòng để lại thông tin, bộ phận chăm sóc sẽ liên hệ tư vấn cho quý khách sớm nhất.

Bài viết liên quan
Chat Messenger với Vicogroup