Email Spam là gì? Nguyên nhân và cách ngăn chặn hiệu quả

Spam Email là gì?

Spam email (còn gọi là thư rác hoặc junk mail) là các email được gửi hàng loạt đến người nhận mà không có sự đồng ý hoặc yêu cầu từ phía họ. Những email này thường chứa nội dung quảng cáo không mong muốn, liên kết lừa đảo, phần mềm độc hại hoặc các đề nghị giả mạo, gây phiền toái và tiềm ẩn nguy cơ rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

Mặc dù spam thường được xem là hình thức email gây hại, cần lưu ý rằng không phải mọi email bị chuyển vào mục “Spam” đều là thư rác đúng nghĩa. Ngay cả những email từ các tổ chức hợp pháp cũng có thể bị đánh dấu spam nếu vi phạm các tiêu chuẩn về gửi email hàng loạt như lạm dụng từ khóa, thiếu thông tin xác thực, hoặc gửi không đúng đối tượng.

Spam email nhằm mục đích gì?

Spam email thường được gửi đi vì hai mục đích chính: thương mại và độc hại.

1. Spam thương mại

Đây là hình thức phổ biến nhất, được các cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng như một công cụ marketing chi phí thấp với khả năng tiếp cận hàng triệu người dùng trong thời gian ngắn.

Dù tỷ lệ người phản hồi rất thấp, chỉ cần một phần nhỏ người nhận tương tác cũng đủ tạo ra doanh thu – đặc biệt khi danh sách email được thu thập sẵn hoặc mua lại từ bên thứ ba. Nội dung thường thấy gồm: quảng cáo sản phẩm ít phổ biến, thực phẩm chức năng, tiền điện tử, cơ hội việc làm tại nhà,...

2. Spam độc hại

Nguy hiểm hơn, spam còn là công cụ để phát tán mã độc (như ransomware, spyware...), hoặc thực hiện các chiến dịch lừa đảo qua email (phishing) nhằm đánh cắp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng, dữ liệu doanh nghiệp,...

Các email này thường giả mạo tổ chức uy tín (ngân hàng, cơ quan nhà nước, sàn thương mại điện tử...), chèn liên kết độc hại hoặc tệp đính kèm chứa mã độc. Spammer thường sử dụng hệ thống botnet để gửi hàng loạt email và ẩn danh nguồn gửi, gây khó khăn trong việc truy vết và ngăn chặn.

Những hình thức Spam Email phổ biến hiện nay

Spam email hay còn gọi là thư rác không chỉ gây phiền toái mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật. Chúng xuất hiện dưới nhiều hình thức, từ quảng cáo thương mại cho đến các chiêu thức lừa đảo tinh vi. Dưới đây là các loại spam email thường gặp nhất:

1. Email quảng cáo không mong muốn

Đây là loại phổ biến nhất, thường được gửi hàng loạt để quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà người nhận không hề đăng ký.

Dù không mang tính tấn công, nhưng chúng gây gián đoạn công việc và chiếm dung lượng hộp thư. Một số doanh nghiệp “ẩn” mục đăng ký nhận tin trong biểu mẫu, khiến người dùng vô tình đồng ý mà không biết.

2. Cảnh báo virus giả mạo

Người dùng nhận được email thông báo máy tính bị nhiễm virus và được hướng dẫn tải về phần mềm “diệt virus”. Thực chất, đây là phần mềm độc hại được ngụy trang tinh vi nhằm chiếm quyền kiểm soát thiết bị hoặc đánh cắp dữ liệu.

3. Email giả mạo (Spoofing / Phishing)

• Spoofing: Kẻ lừa đảo mạo danh ngân hàng, công ty lớn, thậm chí người quen bằng cách dùng tên, logo và định dạng email giống thật để đánh lừa người nhận.

• Phishing: Email chứa liên kết hoặc tệp tin độc hại, yêu cầu người dùng cung cấp thông tin cá nhân, mật khẩu. Đặc biệt nguy hiểm là hình thức Spear Phishing, nhắm trực tiếp vào cá nhân cụ thể (thường là lãnh đạo doanh nghiệp) nhằm chiếm đoạt tài chính.

4. Thông báo trúng thưởng giả

“Bạn đã trúng thưởng lớn” – là nội dung quen thuộc của loại spam này. Mục tiêu là dụ người nhận click vào đường dẫn lừa đảo hoặc cung cấp thông tin cá nhân. Nhiều trường hợp dẫn đến mất tiền hoặc bị đánh cắp danh tính.

5. Email lừa đảo tài chính, quyên góp từ thiện giả

Lợi dụng lòng tin và sự cảm thông, kẻ gian mạo danh người thân, tổ chức từ thiện, hoặc viện dẫn lý do “giúp đỡ nạn nhân thiên tai”, để kêu gọi chuyển tiền. Thực tế, đây là những chiến dịch lừa đảo tinh vi nhằm trục lợi.

Vì sao bạn liên tục nhận được email spam?

Hộp thư của bạn đầy rẫy email rác? Đó không phải là sự trùng hợp ngẫu nhiên. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến bạn trở thành "mục tiêu" của spammer:

1. Email bị lộ trong các vụ rò rỉ dữ liệu

Khi một nền tảng bạn từng đăng ký gặp sự cố bảo mật, thông tin email của bạn có thể bị hacker thu thập và rao bán trên các diễn đàn ngầm. Từ đó, bạn dễ bị đưa vào danh sách gửi thư rác, lừa đảo hoặc chiến dịch tiếp thị không mong muốn.

2. Email bị thu thập tự động từ các trang web công khai

Spammer sử dụng công cụ quét dữ liệu để tìm kiếm và thu thập địa chỉ email hiển thị trên website, diễn đàn, phần bình luận hoặc mạng xã hội. Những email này sau đó bị đưa vào hệ thống gửi thư hàng loạt.

3. Email bị chia sẻ hoặc bán cho bên thứ ba

Bạn có thể đã từng đăng ký một dịch vụ nào đó mà không đọc kỹ điều khoản. Một số đơn vị thu thập email và chia sẻ (thậm chí bán) dữ liệu người dùng cho các bên thứ ba – nơi bạn chưa từng tương tác.

4. Tài khoản cũ vẫn đang hoạt động gửi quảng cáo

Các tài khoản bạn đã lâu không sử dụng có thể vẫn còn lưu trong hệ thống marketing của nhà cung cấp dịch vụ. Nếu không hủy đăng ký (unsubscribe), bạn vẫn tiếp tục nhận email không mong muốn.

5. Bạn từng nhấp vào liên kết spam hoặc nút "Unsubscribe" giả

Một số email rác được thiết kế để đánh lừa người dùng. Khi bạn nhấn vào liên kết, spammer sẽ biết email của bạn còn hoạt động – và tiếp tục tấn công. Thậm chí, thao tác đó còn có thể khiến thiết bị nhiễm mã độc.

Gợi ý: Hãy sử dụng email phụ khi đăng ký dịch vụ không quan trọng và bật bộ lọc spam để giảm thiểu rủi ro. Khi nghi ngờ, tuyệt đối không nhấp vào bất kỳ liên kết nào trong email lạ.

Bí quyết ngăn chặn email spam hiệu quả

Spam email không chỉ gây phiền toái mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như lừa đảo, đánh cắp thông tin hay phát tán mã độc. Để bảo vệ hộp thư và nâng cao hiệu quả quản lý, bạn có thể áp dụng những giải pháp dưới đây:

1. Kích hoạt và điều chỉnh bộ lọc spam của hệ thống email

Các nền tảng như Gmail, Outlook, ProtonMail... đều tích hợp sẵn bộ lọc thư rác. Hãy bật tính năng này, tùy chỉnh mức độ lọc và thường xuyên đánh dấu các email nghi ngờ để hệ thống “học” và tự động chặn chính xác hơn trong tương lai.

2. Báo cáo và chặn địa chỉ gửi thư rác

Khi nhận được email spam, hãy sử dụng tính năng “Report Spam” và đưa địa chỉ hoặc tên miền vào danh sách chặn. Việc này không chỉ giúp bạn mà còn góp phần nâng cao khả năng phòng vệ chung cho toàn hệ thống.

3. Sử dụng email phụ hoặc địa chỉ tạm thời

Nên tạo email alias (bí danh) hoặc địa chỉ dùng một lần khi đăng ký các dịch vụ không quan trọng. Nếu bị spam, bạn có thể hủy alias đó mà không ảnh hưởng đến email chính.

4. Giữ email chính ở chế độ riêng tư

Tránh công khai địa chỉ email trên website, diễn đàn, mạng xã hội… Nếu cần chia sẻ, hãy sử dụng định dạng chống bot (ví dụ: tenban [at] domain [dot] com) để giảm khả năng bị công cụ thu thập dữ liệu quét qua.

5. Không nhấp vào liên kết hoặc nút “Unsubscribe” trong email lạ

Một số thư rác giả dạng email tiếp thị có thể đánh dấu email của bạn là đang hoạt động nếu bạn tương tác. Hạn chế tối đa việc nhấn link, thay vào đó hãy chọn "Report spam" hoặc "Block sender" để tránh rủi ro.

Lưu ý: Ngăn chặn spam là quá trình cần kết hợp giữa thói quen sử dụng email an toàn và công cụ hỗ trợ hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần giải pháp quản lý email chuyên sâu Vico luôn sẵn sàng đồng hành!

So sánh sự khác biệt giữa spam email và phishing email

Dù đều là email không mong muốn, spam và phishing khác nhau rõ rệt về mục đích, mức độ nguy hiểm và cách thức tiếp cận. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện và xử lý đúng cách:

Cách tránh email bị đưa vào spam dành cho người gửi hợp pháp

Bạn đang gửi các email hợp lệ, có giá trị nhưng vẫn bị hệ thống lọc thư đánh dấu là spam? Đây là tình trạng phổ biến khiến nhiều chiến dịch tiếp thị qua email bị giảm hiệu quả. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tối ưu nội dung và kỹ thuật gửi email, hạn chế tối đa khả năng bị chuyển vào mục "Thư rác".

1. Sử dụng tiêu đề và tên người gửi minh bạch

Tiêu đề email cần phản ánh trung thực nội dung, tránh giật tít hoặc gây hiểu lầm.

Tên người gửi nên là tên thương hiệu hoặc tổ chức chính thức. Không sử dụng các địa chỉ chung chung như "marketing@", "no-reply@" vì dễ bị hệ thống mail liệt vào diện nghi ngờ. Không để trống dòng tiêu đề hoặc phần tên người gửi.

2. Tránh sử dụng từ ngữ dễ kích hoạt bộ lọc spam

Một số từ khóa như: "Miễn phí", "Giảm giá sốc", "100% hiệu quả", "Click ngay",... thường bị các bộ lọc tự động đánh giá là dấu hiệu của thư rác.

Giải pháp: Sử dụng ngôn từ trung tính, rõ ràng, không cường điệu. Ưu tiên truyền tải thông tin có giá trị, có dẫn chứng hoặc bằng chứng minh bạch.

3. Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ và danh tính pháp lý

Email cần hiển thị rõ ràng tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số điện thoại liên hệ hoặc website.

Đối với email tiếp thị, cần ghi chú rõ đây là email quảng bá nhằm tránh hiểu nhầm, đồng thời thể hiện tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật (như theo Luật An ninh mạng hoặc Nghị định 91/2020/NĐ-CP tại Việt Nam).

4. Trình bày nội dung theo chuẩn chuyên nghiệp

Không lạm dụng chữ in hoa, màu sắc chói, font chữ lạ hoặc quá nhiều biểu tượng đặc biệt như (!!!, $$$,...). Nội dung cần có bố cục rõ ràng, dễ đọc, mang tính cung cấp thông tin không chỉ đơn thuần là quảng cáo. Tránh đề cập đến chủ đề nhạy cảm như chính trị, tôn giáo, giới tính,…

5. Bắt buộc có đường dẫn hủy đăng ký (Unsubscribe)

Mọi email gửi hàng loạt bắt buộc phải có đường dẫn hủy đăng ký rõ ràng, dễ thao tác. Tốt nhất nên hướng dẫn chi tiết quy trình hủy đăng ký ngay trong phần chân email. Việc hủy đăng ký phải được xử lý nhanh chóng, trong thời gian không quá 10 ngày làm việc.

6. Gửi đúng đối tượng và duy trì danh sách gửi sạch

Chỉ gửi email đến những người đã opt-in (đăng ký nhận tin), hoặc đã từng tương tác hợp pháp với doanh nghiệp. Thường xuyên làm sạch danh sách, loại bỏ các địa chỉ không tồn tại, không tương tác hoặc phản hồi tiêu cực. Việc này giúp giảm tỷ lệ bị đánh dấu spam, cải thiện độ uy tín tên miền gửi.

7. Thiết lập đầy đủ các tiêu chuẩn xác thực: SPF, DKIM, DMARC

Đây là các bản ghi kỹ thuật quan trọng trong hệ thống tên miền giúp xác thực người gửi, tăng độ tin cậy và tránh bị mạo danh. Nhà cung cấp dịch vụ email sẽ đánh giá cao những email gửi từ hệ thống có cấu hình đầy đủ các tiêu chuẩn này.

Lưu ý quan trọng: Không có phương pháp nào đảm bảo 100% email luôn vào inbox. Tuy nhiên, việc tuân thủ các quy tắc về kỹ thuật, nội dung và minh bạch thông tin sẽ giảm thiểu đáng kể nguy cơ bị đánh dấu spam, đồng thời nâng cao hiệu quả các chiến dịch email marketing.

Vico Group luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hệ thống email marketing hiệu quả, đúng chuẩn kỹ thuật, và đảm bảo tỷ lệ gửi thành công cao. Hãy chủ động bảo vệ danh tiếng thương hiệu của bạn ngay từ hộp thư người nhận.